Social Intranet mit Mitarbeiter-App: Vorteile für Unternehmen

Unsere moderne Geschäftswelt unterliegt dauerhaftem Wandel und unsere Arbeitsweise entwickelt sich schnell weiter. Räumliche Trennung durch Homeoffice und Co. kommt immer häufiger vor und ist für viele Arbeitnehmer:innen bereits zum Einstellungskriterium geworden. Hier muss die interne Kommunikation besonders gut abgestimmt sein, schnell und ohne Missverständnisse funktionieren. In diesem Artikel erforschen wir das Social Intranet, die Vor- und Nachteile sowie Anwendungsmöglichkeiten. Wir ergründen, wie das Social Intranet die Unternehmenskommunikation revolutioniert und ob ein soziales Internet auch für Ihr Unternehmen infrage kommt, denn: Effektive Kommunikation ist ein unverzichtbarer Baustein für Unternehmenden sämtlicher Größen und Branchen, die erfolgreich sein wollen!

Was ist ein Intranet?

Ein Intranet ist ein digitaler Raum, der unabhängig vom öffentlichen Netz benutzt werden kann und zu dem nur ein bestimmter Personenkreis Zugang hat. Hier können Informationen in Echtzeit geteilt werden und die firmeninterne Kommunikation kann so auch trotz Homeoffice und physischer Distanz durchgängig gewährleistet werden. Dass das Homeoffice kein Corona-Produkt ist, sondern auch langfristig einen hohen Stellenwert behalten wird, deutete sich bereits vor 14 Jahren an.

Schon 2010 berichtete die Studie des „Cisco Connected World Report“, dass rund 64 % der befragten Angestellten lieber weniger verdienen würden, wenn sie dafür von einem flexiblen Ort aus arbeiten dürften.

Doch um die Vorteile des Homeoffice ausschöpfen zu können, muss die interne Kommunikation stimmen. Und das ist bedeutend schwieriger, wenn die nonverbale Kommunikation wegfällt und alle an verschiedenen Orten sind. Hier bietet das Social Intranet gegenüber dem klassischen Intranet klare Vorteile.

Das klassische Intranet ist statisch und dient nur zur Informationsweiterleitung, während das Social Intranet auf die Kollaboration ausgelegt ist.

Was bedeutet Social Intranet?


Das Social Intranet ergänzt das bewährte klassische Intranet um die Vorzüge der gängigen sozialen Kommunikationsplattformen. Das Ergebnis ist eine sichere Plattform, auf der einerseits firmeninterne Informationen gespeichert werden können und andererseits auch Kommentare, 1:1 Chats und weitere Optionen verfügbar sind.

Jedes Social Intranet ist so individuell wie sein Unternehmen und die Nutzungsmöglichkeiten sind dementsprechend variabel. Das Social Intranet ebnet den Weg für eine ortsunabhängige Unternehmenskommunikation, die auf Austausch und Kollaboration beruht. Möglichkeiten, wie das Social Intranet für die interne Kommunikation genutzt werden kann, sind folgende:

• Safety first! Über ein Social Intranet ist, anders als bei privaten Messenger-Diensten, der Datenschutz gewährleistet. Auch vertrauliche Informationen können hier geteilt werden. Das ist für interne Dokumente relevant und zeigt auch Kunden gegenüber Seriosität, Kompetenz und Vertrauenswürdigkeit.

• Die abteilungs- und standortübergreifende Kommunikation kann durch ein Social Intranet wesentlich verbessert werden. Denn auf ein Social Intranet lässt sich — zumindest, wenn es sich dabei um eine Mitarbeiter-App handelt — auch mobil zugreifen. Das vereinfacht die interne Kommunikation immens und kann einen durchgehenden Arbeitsflow garantieren.

• Ein Schwarzes Brett, ein Zettel auf dem Schreibtisch — oft ist eine fehlerhafte interne Kommunikation Auslöser für Missverständnisse, verlangsamte Arbeitsabläufe und nachhaltigen Frust. Mit einem Social Intranet ist es möglich, den Informationsfluss übersichtlich auf eine Plattform zu zentrieren - jederzeit aktualisierbar. Anstatt in einer unübersichtlichen E-Mail- und CC-Flut zu ertrinken, kann durch das Social Intranet die interne Kommunikation effizient gestaltet werden. Ihr Team kann Reaktionen über die Kommentarspalte versenden und eine schnelle Rückmeldung erhalten. So wird Ihre Unternehmenskommunikation transparenter.

• Das Social Intranet bietet eine gemeinsame, zentrale Datenbank und vereinfacht die interne Kommunikation enorm. Denn auf das Social Intranet können jederzeit alle im Team zugreifen.

• Zudem sind Social Intranets eine enorme Unterstützung für das interne Wissensmanagement, denn hier können Dokumente und Daten abgespeichert werden. Wissen kann im Social Intranet organisiert und relativiert werden. Neue Beschäftigte können sich so schneller in das Unternehmen einlesen und auch langjährige Angestellte erfassen auf einen Blick, welche Kollegen für welche Fachgebiete zuständig sind.

Vorteile und Nachteile von Social Intranet

Ist Social Intranet etwas für Ihre Firma? Die Vorteile und Nachteile von einem Social Intranet haben wir übersichtlich für Sie zusammengestellt:

Die Nachteile eines Social Intranet

• Die Einführung des Social Intranets ist eine Investition, die sowohl zeitliche als auch monetäre Mittel fordert. Ein Social Intranet ist ein Kommunikations-Projekt und kein Tool, das sich einfach nebenbei einführen lässt.

• Der Wissensstamm im Social Intranet muss erstmal aufgebaut werden. Es dauert eine Zeit, bis er gefüllt und damit nützlich ist.

• Die Mitarbeiter müssen sich darauf einstellen und unter Umständen erst an die neue Kommunikationsart gewöhnen.

• Ein Social Intranet erfordert Entscheidungsprozesse von der Führungsebene. Das bedeute meistens erstmal viel Recherche und das Einholen verschiedener Angebote.

Doch, wenn die Vorarbeit erstmal geleistet wurde, sprechen viele Punkte für ein Social Intranet. Zum Beispiel:

Die Vorteile eines Social Intranet

In Zukunft werden Büros zwar nicht verschwinden — doch ein digital workplace als zusätzliche Option liegt im Trend. Das Social Intranet ist das praktischste Kommunikationstool für mobile Beschäftigte oder solche im Homeoffice.

Besonders attraktiv am Social Intranet ist, dass der Informationsfluss eben nicht — wie beim „normalen“ Intranet — einseitig und von der Spitze herab verläuft, sondern auf einer Bottom-Up-Kultur beruht. Das bedeutet, die Kommunikation und Kollaboration wird gefördert und alle im Team können sich in die Unternehmenskommunikation mit einbringen. Weitere Vorteile des Social Intranets sind:

• Das Social Intranet unterstützt das Onboarding und Schulungen. Es eignet sich hervorragend zum Netzwerken.

• So wie auf WhatsApp, Facebook und Co ist es in einem Social Intranet möglich, Nachrichten in einem 1:1 Chat zu versenden. Der entscheidende Unterschied ist, dass trotzdem der Datenschutz dabei gewährleistet wird und die übermittelten Informationen sicher verschlüsselt sind. Direktnachrichten können die Laufwege enorm verkürzen und holen auch jüngere Mitarbeiter ab, die digitale Kommunikation schon seit Jahren in ihren Alltag integriert haben.

• Durch den virtuellen Raum, den ein Social Intranet bietet, kann zielgenau, projektorientiert und abteilungsübergreifend gearbeitet werden. Arbeit wird unabhängiger und flexibler.

• Soziale Funktionen wie Likes, Kommentare, Emoji, Videos und andere Interaktionen spielen eine große Rolle darin, die emotionale Ebene richtig und verständlich zu transportieren. In diesem virtuellen Raum können sich Menschen begegnen und einander Verständnis zeigen.

• Zudem steht der Belegschaft durch das Mitarbeiterverzeichnis ein Tool zur Verfügung, über das sie schnell Hilfe anfordern, Informationen austauschen oder Expertenwissen anfragen können.

• Blogbeiträge ermöglichen es der Führungsebene, jederzeit mit ihren Beschäftigten in Kontakt zu bleiben. Zudem können sie über das Intranet bei Rückfragen persönlich erreichbar sein, was das Vertrauen im Team stärkt.

• Quelle und geteiltes Wissen sind innerhalb des Social Intranets auffindbar und alle im Team können darauf zugreifen. E-Mails und Telefonkontakt sind nicht mehr nötig.

• Abstimmungen und Feedback innerhalb des Social Intranets tragen dazu bei, dass Prozesse optimiert werden können. Ihr Team fühlt sich gehört und die Mitarbeiterzufriedenheit kann steigen.

• Transparenz und Ganzheitlichkeit. Im Social Intranet können Entwicklungen für Mitarbeitende sichtbar gemacht werden. Verschiedene Teams können so die Erfolge ihrer Kolleginnen und Kollegen miterleben.

Was braucht es für die Einführung eines Social Intranet?

Das Social Intranet ist keine schnelle Lösung, um die interne Kommunikation von heute auf morgen zu verbessern. Ein eigenes Social Intranet kann jedoch langfrist Ihre Unternehmenskommunikation verbessern und die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern. Dafür braucht es…

• Das Commitment einer Unternehmensführung: Social Intranets ebnen den Weg für eine gelungene interne Kommunikation, erhöhte Mitarbeitermotivation und unterstützen die Corporate Identity.

• Die Bereitschaft, eine offene und transparente Unternehmenskultur zu ermöglichen, in der alle Beschäftigten nicht durch äußeren Druck, sondern inneren Antrieb und Sinnhaftigkeit motiviert werden.

• Die visionäre Kraft der Arbeitgeber. Ein Social Intranet ist im ersten Schritt zwar zeit- und kostenintensiv, doch es rentiert sich. Die Kommunikation zwischen Arbeitgeber und -nehmer lässt sich nachhaltig stärken, jüngere Generationen werden abgeholt und veraltete Hierarchien überwunden.

Welche Funktionen hat ein Social Intranet?

Social Intranets tragen zur Verbesserung der Unternehmenskommunikation bei. Dadurch können Sie Probleme lösen. Chronische Misskommunikation im Team oder den stetigen Kampf gegen hohe Fluktuationszahlen. Ein Social Intranet als neues Kommunikationstool ist hier oft der erste Schritt.

Social Intranets bieten viele Funktionen, wie:

Einen Feed

Mit einem Feed, ähnlich wie bei Social Media Apps, können Daten intern geteilt werden. Das besondere daran ist, dass eine Gruppierung stattfinden kann und die Informationen nach Produkt, Baugruppe, Projekt, Objekt oder Thema sortiert werden können.

„Kein Betreff“ hat sich damit erledigt: Die Wissensverteilung verläuft somit schneller und übersichtlicher, und als Mitarbeiter kann man sich fix einen Überblick über den aktuellen Stand der Lage verschaffen. Informationsflüsse können dadurch besser sortiert und gesteuert werden. Falls die Belegschaft projekt-, abteilungs- oder aufgabenspezifisch informiert werden möchte, kann jeder Mitarbeiter ein spezifisches Benachrichtigungs-Abonnement einstellen. Der Feed kann flexibel angereichert werden um soziale Funktionen wie Likes, Kommentare oder andere Formen emotionaler Kommunikation. Diese Ebene kann aber auch absichtlich in bestimmten Aktivitäten nicht angeboten werden.

Teamräume und Gruppen

Online Teamräume sind so aufgebaut, als würde man sich virtuell gemeinsam in einen Konferenzraum setzen. Nur ausgewählte Mitglieder haben Zugang zu diesem Teamraum. Wie z.B. auf WhatsApp oder Facebook, wo Gruppen eine beliebte Möglichkeit sind, um sich über ein bestimmtes Thema, z.B. einen anstehenden Geburtstag, auszutauschen. Das Intranet bietet dazu noch einige Vorteile: Zum einen ist der Datenschutz gewährleistet, zum anderen können auch Tools wie zum Beispiel Umfragen schnell gestaltet werden. Besonders wenn flexibel und ortsunabhängig gearbeitet werden soll, sind Teamräume eine gute Möglichkeit, um einen reibungslos laufenden, projektorientierten Ablauf zu gewähren. Auch Gruppenräume können flexibel angereichert werden um soziale Funktionen wie Likes, Kommentare oder andere Formen emotionaler Kommunikation. Diese Ebene kann aber auch absichtlich in bestimmten Aktivitäten nicht angeboten werden.

Chat

Auch 1:1 Chats sind im Social Intranet möglich. Dadurch können Laufwege verkürzt werden, weil Kollegen konkret und diskret angeschrieben werden können. Zweitens können Führungskräfte so auch den Einzelkontakt zu ihren Mitarbeitern halten.

Projekte und Aufgaben

Projekte und Aufgaben können im Social Intranet kommuniziert werden, Beiträge können kommentiert werden. Die Startseite oder z.B. Blogbeiträge können eine Übersicht darüber geben, woran gerade gearbeitet wird. Um die Mitarbeitermotivation aufrecht zu halten, ist nichts wichtiger als eine transparente Kommunikation, erreichbare Ziele und eine klare Aufgabenverteilung. Diese können über ein Social Intranet klar visualisiert werden.

Fragen / Umfragen

Eine FAQ oder interne Umfragen sind beliebte Mittel, um Rückfragen im Unternehmen zu strukturieren und die Kommunikation im Betrieb transparent zu gestalten. Umfragen ermöglichen es dem Unternehmen, anonymisiert und zeitnah Rückmeldung zu bekommen, außerdem können sie direkt ausgewertet werden. Gerade in Krisenzeiten ist das eine optimale Möglichkeit, um schnell und effizient mit den Mitarbeitern in Kontakt zu bleiben und ihnen das Gefühl zu vermitteln, gesehen zu werden.

Ein Mitarbeiterverzeichnis

Ein übersichtliches Mitarbeiterverzeichnis gibt eine Übersicht darüber, wer für welchen Bereich spezialisiert ist. Das fördert die Mitarbeitermotivation, verkürzt die internen Laufwege und profiliert das Unternehmen.

Wissensmanagement

Langfristig können gesicherte Informationen, abgespeicherte Dokumente und gut sortierte Blogeinträge dabei helfen, firmeninternes Wissen zu managen. Durch eine integrierte Suchfunktion können Dateien jederzeit wiedergefunden werden.

Social Intranet richtig einführen

Wenn sie sich dazu entschlossen haben, ein Social Intranet in Ihr Unternehmen einzuführen, kann das in wenigen, konkreten Schritten getan werden. Das Intranet muss zuerst gekauft und installiert, dann bekannt gemacht und schließlich auch bespielt werden.

Um den Ablauf effizient und übersichtlich zu gestalten, sollte eine Person dafür ausgewählt werden, die den Prozess begleitet, bis sich das Social Intranet etabliert hat. Im besten Fall ist das eine Person, die…

• Sich gut mit interner Kommunikation auskennt

• In engen Austausch mit den Kollegen steht

• Motiviert ist, die interne Kommunikation im Unternehmen strukturell zu verbessern

Doch vergessen Sie nicht: Ein Social Intranet ist meistens nur dann erfolgreich, wenn es zum einen konsequent bespielt wird, und zum anderen auch von den Arbeitgebern selbst regelmäßig und vorbildlich genutzt wird. Hierzu gibt es mittlerweile viele Beispiele für die erfolgreiche Nutzung von Social Intranet in Unternehmen.

Kosten von Social Intranet

Die Kosten eines Social Intranet lassen sich nicht pauschal beziffern. Viele Intranet-Lösungen setzen auf Kosten pro Benutzer pro Monat, aktuell bewegt sich der Preis in der Regel zwischen 8 und 25 Euro pro Benutzer und Monat.

Ein Betrieb sollte sich darüber im Klaren sein, dass ein Social Intranet von der Konzeption, über die Ausschreibung, das Rollout, die Lizenzkosten und die kontinuierliche Begleitung hinweg eine Investition bleibt. Hinzu kommt die ständige Weiterentwicklung und der Betrieb des Intranets, der benötigt wird, damit die Informationen darauf aktuell, und das Intranet für das Unternehmen relevant bleibt.

Eine Mitarbeiter-App als Alternative zum Social Intranet

Mitarbeiter-Apps stellen eine Alternative zum Social Intranet dar. Die Mitarbeiter-App vereint die Tools eines Social Intranet mit den Vorteilen einer App. Dadurch kann nicht nur am Desktop, sondern auch unterwegs auf die firmeninternen Inhalte zurückgegriffen werden.

Was genau versteht man unter einer Mitarbeiter-App?

Eine Mitarbeiter-App ist eine firmeninterne App, auf der…

• Wie bei einem Social Intranet Experten-Wissen gespeichert und katalogisiert werden kann. Der 1:1 Chat ermöglicht persönliche Kommunikation.

• Der Kreativität zur Verbesserung der internen Kommunikation keine Grenzen gesetzt sind. FAQs können eingebaut werden, Willkommens-Handbücher, Videobotschaften, Tutorials und vieles mehr.

• Ein Mitarbeiterverzeichnis ist. Über das Smartphone finden Sie so einfach die besten Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen.

• Ein Mitarbeiterblog geführt werden kann. Videobotschaften, oder Erfolge können intern geteilt werden. Anders als bei einem Blog, bei dem man nicht wirklich sagen kann, wie hoch die Resonanz ist, gibt es in der Mitarbeiter-App eine „Bottom-Up“ Kultur. D.h. auch Mitarbeiter können mit „Daumen hoch“ oder GIFs auf Nachrichten und Erfolgsgeschichten reagieren. Das stärkt den Zusammenhalt im Team und die Macher haben die Möglichkeiten, Feedback und Lesebestätigungen zu den Inhalten zu bekommen.

• Alle Dokumente über eine einfache Suchfunktion jederzeit wiedergefunden werden können — auch von unterwegs aus. Zudem ist die Software mit den höchsten Sicherheitsstandards ausgerüstet, so dass auch sensible Kontaktdaten und Diagnosen dort sicher abgespeichert werden können, ohne die Datenschutzrechte zu verletzen.

• Modernes Arbeiten möglich ist. Weg vom festen Schreibtischarbeitsplatz im Büro, hin zum Home Office und aktuellen New-Work-Modellen. Auch in Krisenzeiten sind durch den gemeinsamen virtuellen Raum die Kollegen jederzeit erreichbar, und Führungskräfte können Informationen auch dann in Echtzeit weitergeben.

• Wo Datenschutz an erster Stelle steht. Nicht nur die Software ist ausreichend gesichert. Auch haben Mitarbeiter (anders als bei den gängigen Social-Media-Kanälen) nach einer Kündigung keinen Zugriff mehr auf die alten Chats. Damit kann auch die Diskretion und Verbindlichkeit Endkunden gegenüber immer gewahrt werden.

• In der **Lesebestätigungen, Likes und Umfragen **den Führungskräften dabei helfen können, eine Übersicht darüber zu behalten, welche Themen ihre Mitarbeiter gerade besonders am Herzen liegen. Arbeitgeber können über die App auch in Krisenzeiten nahbar bleiben und — auch digital — eine herzliche und produktive Unternehmenskultur festigen.

Also: Social Intranet oder Mitarbeiter-App?

Die Vorteile eines Social Intranet sind auch bei der Installation einer Mitarbeiter-App gegeben. Zusätzlich dazu erhalten Sie noch weitere Vorteile:

• Mitarbeiter-App sind auch mobil nutzbar. Alle im Team sind so jederzeit erreichbar.

• Besonders die Generationen Y und Z fühlen sich von der Benutzung von Apps angesprochen und abgeholt. Sie werden für Nachwuchs attraktiver.

• Da die meisten inzwischen an den Umgang mit Apps und Social-Media-Kanälen gewöhnt sind, funktioniert auch der Umgang mit einer Mitarbeiter-App eventuell leichter und intuitiver als der mit einem Social Intranet.

• Während nachträglich hinzugefügte Tools beim Social Intranet oft kostspielig werden können, sind die Kosten für eine Mitarbeiter-App von Anfang an transparent ermittelbar. Funktionen können in der Mitarbeiter-App leichter hinzugefügt werden.

Wie auch immer Sie sich entscheiden: Maßnahmen zur Verbesserung Ihrer internen Kommunikation zahlen sich aus! Ob in der Mitarbeiterbindung, Produktivität, Motivation oder beim Betriebsklima. Machen Sie jetzt den nächsten Schritt.

Autor:innen: Sophia Fritz und Markus Bußmann, Illustration: Beatriz Simões