Mitarbeiter-App Vergleich 2024: Quiply, Staffbase & Beekeeper

Beekeeper – Ihr Unternehmen bekommt ein soziales Netzwerk

Historisch begann Beekeeper unter dem Namen „Spocal”, ein Klon des sozialen Netzwerks Facebook aus den USA, das regional in der Schweiz startete. Entwickelt von 2 Studenten der ETH Zürich war über kurz oder lang gegen Facebook kein Pokal zu gewinnen (man erinnere sich an StudiVZ, MySpace & andere Alternativen), man stand kurz vor dem Ende. Eine Kernidee ist aber seit diesen Anfängen gleich geblieben bis heute: Es gibt auf dem Smartphone sehr übersichtliche Clients, die für jedermann als einfach zu bedienen erscheinen, der Funktionsumfang der App (Client) ist bewusst sehr stark reduziert worden. Sie sollen die Nutzer, also Ihre Mitarbeitenden, dazu bringen, an den Konversationen teilzunehmen, auch wenn Sie nicht wirklich fit auf dem Smartphone sind. Diese Clients finden nun kein Intranet alter Form als Basis, sondern die Software wird aus der Administration heraus organisiert und die Kommunikation koordiniert. Auch wenn Beekeeper wie ein Netzwerk wirkt, es ist ein sehr zentral gesteuertes Netzwerk.

Gründer Dr. Chris Großmann spricht davon, dass er eine "Revolution der Frontline-Worker" anzetteln will. Er will Ihnen, den gewerblichen Mitarbeitenden, auch eine Stimme geben. Er setzt auf automatisierbare Workflows und Kampagnen, die den "Workerbees" bei Beekeeper immer wieder Themen präsentieren können. Beekeeper ist deswegen auch eher am amerikanischen Markt zu finden, wo in Service-Industrien mit niedrig qualifizierten Arbeitnehmenden die Hebung von Qualitätsstandards und Routinen im Vordergrund steht. In Deutschland speziell im DACH-Raum hat Beekeeper eher weniger von sich hören lassen, die Referenzen sind weniger bekannt (verglichen mit dem US-Markt) bis auf Tönnies, deren Schlachthöfe man in der Corona-Pandemie mit der Software unterstützte.

Für die Empfänger mit Beekeeper App ist in der Arbeit nicht klar zu erkennen, ob ein Chat-Roboter oder Ihr Chef gerade direkt mit Ihnen kommuniziert. Beekeeper will nicht das klassische Intranet ersetzen, es will etwas völlig anderes tun und den sozialen Leitgedanken sinnvoll in Unternehmen einbetten. Es geht darum, im sozialen Netzwerk Incentives zu setzen, zu incentivieren und (im neutralen Sinne) zu beeinflussen. Wenn Sie also überzeugt sind, dass sie vor allem durch die gleichen Merkmale wie bei Facebook Ihre Mitarbeiter begeistern wollen, aber dennoch die Kontrolle behalten wollen, dann schauen Sie sich Beekeeper genauer an. Bildlich könnte man sich das Cockpit (Dashboard) bei Beekeeper sogar so vorstellen: Statt Mark Zuckerberg bekommen Sie bei Beekeeper Ihr eigenes soziales Netz und nehmen Mark Zuckerbergs Platz ein. Die Unternehmensführung oder in großen Unternehmen die Kommunikationsabteilung bekommt die Chance, selbst Ihr Netz zu steuern.

Der Name Beekeeper ist sprichwörtlich das Programm: Imkern sollen sie als Unternehmen, viele fleissige Bienen beobachten und am Ende soll Ihnen Beekeeper helfen, den Honig aus Ihrem Team zu ziehen. Sie können dieses Metapher positiv sehen oder zynisch betrachten, das überlassen wir Ihnen. Gerade im Rahmen von betrieblicher Mitbestimmung, Unternehmenskultur nicht-amerikanischen oder schweizerischen Zuschnitts und in Punkto Privatsphäre und Datenschutz ist Beekeeper ein großer Schritt für viele Unternehmen; für manche ist der Schritt schlicht zu progressiv.

Bild oben: So funktionieren prinzipiell alle 3 Apps: Eine Web-App zum Editieren, die mobile App stellt Inhalte dann dar (Quelle: Staffbase.com)

Staffbase – das Intranet wird mobil

Große Unternehmen haben seit Jahrzehnten erkannt, wie wichtig eine professionelle interne Kommunikation für den Betriebserfolg ist. Der Professionalisierungsgrad und die Anzahl von Experten in diesen Organisationen ist naturgegeben höher. Die Anfänge lagen hier früher oft in Themen wie der Betriebszeitung, danach kamen vor 30 Jahren die ersten Intranets. Die Gründer von Staffbase wie Frank Wolf sind sehr erfahren in der Installation großer Intranetumgebungen gewesen und haben bei Dienstleistern wie T-Systems vor allem viel Know-How mit Microsoft Lösungen aufgebaut, noch heute ist die Telekom einer der stärksten Vertriebspartner von Microsoft-Umgebungen und kooperiert mit Staffbase.

Diese Microsoft-Vererbung ist gut erkennbar in Staffbase, nicht nur vom Frontend-Design gibt es Überschneidungen. Besonders für diese Umgebungen hat Staffbase viel in Petto. Wer die jüngsten Microsoft Produkte wie Viva Communicator sieht, erkennt optisch viele Gemeinsamkeiten. Es ist schon deswegen schnell erkennbar, was Staffbase für eine Nische besetzen will: Es geht weniger um etwas ganz Neues im Unternehmen, das vorher gar nicht da vor. Sondern es geht um Evolution statt Revolution. Staffbase macht ein bestehendes Intranet mobil, wenn es aus Share-Point oder anderen Microsoft-Produkten mal bestanden hat. Es versucht die komplexen Produkte aus dem Microsoft-Programm zu vereinfachen und zu beschleunigen. Gerade in SharePoint, Teams, Viva Communicator, Azure oder Active Directory wurden Millionen investiert und viele CIOs tun sich sehr schwer damit, diese Projekte einfach Geschichte sein zu lassen, selbst wenn Microsoft sich auf Dauer von diesem Thema verabschieden will. Günstig ist der Weg in die digitale Kommunikation mit Staffbase gemeinsam mit Microsoft also sicher nicht. Es geht diesen Entscheidern darum, die bestehende Landschaft zu migrieren statt die Revolution zu starten, denn wo man viel in Microsoft investiert hat, bleibt man erstmal. Dort, wo Datenschutz ein großes Thema ist, hat man mit diesen Microsoft-Umgebungen eher Kopfweh. Kollaboration in der Mitarbeiter-App ist etwas, was Staffbase eher nicht unterstützt, sondern hier sehr stark an Microsoft Teams orientiert ist. Frank Wolf geht eigentlich davon aus, gar keine Kollaboration in der App mehr zu forcieren, es wird also den lebendigen Dateientausch genauso wenig wie die Videokonferenz geben. All das soll über Microsoft laufen, worin eine gewisse Abhängigkeitsgefahr besteht (je nach Standpunkt ist das ein Risiko oder eine Entlastung).

Staffbase hat sich für die Nische Mitarbeiter-App anfänglich entschieden und will heute eine Gesamtlösung für die interne Kommunikation kreieren. Das hat am Kapitalmarkt überzeugt, Staffbase hat über 100 Millionen Euro Risikokapital eingeworben und expandiert entsprechend "aggressiv". Vom Erfolg weiß man noch nicht soviel, die Bilanz 2019 zeigte neben 10 Millionen Euro Umsatz genauso viel Verlust: Ebenfalls 10m €. Man muss wissen, dass dies einerseits nichts über das Produkt selbst aussagt, aber auch feststellen, dass viel Risikokapital auch nur bedingte Gewähr für Kontinuität und Kundenfreundlichkeit ist. Dennoch ist Staffbase gerade in Ostdeutschland ein Leuchtturm, der von Chemnitz heraus strahlt.

Wenn Sie besondere Ansprüche an die visuelle Kommunikation haben und "Printdesign" mit hohem redaktionellem Aufwand aktuell für ein Intranet Content produzieren, ist Staffbase sicher einen Blick wert. Es ist für eine professionelle Kommunikationsabteilung ausgerichtet, wo ein Team für die interne Kommunikation aktiv produziert. Dann hat Staffbase sehr viel zu bieten. Einschränkungen findet man aber kommerziell: Wenn Sie als Mittelständler unterwegs sind, wird Staffbase vielleicht freundlich, aber etwas verhaltener auf Ihre Nachfrage reagieren, denn der Fokus ist ganz klar auf Großunternehmen, die Staffbase helfen, Ihre ambitionierten Wachstumsziele zu erreichen. Oder wird Staffbase vielleicht gar einmal von Microsoft übernommen? Das wird abzuwarten sein. Wollen Sie weg von Microsoft? Dann wäre ein Schritt zu Staffbase wahrscheinlich ein weiterer hin zu mehr Microsoft im Unternehmen.

Quiply – die produktive App für den Mittelstand

Quiply ist die Mitarbeiterapp für den Mittelstand. Strukturen von 100 bis 10.000 Mitarbeitern ticken einfach anders als ein Riese mit 50.000 Mitarbeitern plus, der zwanzig Auslandsgesellschaften betreut. Der Ansatz von Quiply stellt in gewisser Weise einen Hybriden der Ansätze von Staffbase wie auch Beekeeper dar. Quiply hat als produktives Chat-Tool im B2C Bereich begonnen. Schon damals fiel Quiply damit auf, dass seine Architektur besonders sicher ausgelegt war und somit den kommenden Datenschutzauflagen DS-GVO und EU-GDPR wie auch Schweizer DSG vollumfänglich seit Tag 1 genügte. 2017/2018 schwenkte man endgültig voll auf den B2B Markt um, doch viele Grundsätze aus der Anfangszeit wurden beibehalten:

• Einfachheit - bei Quiply ist damit sowohl die Administration wie auch die Nutzung für Endanwender gemeint. Die Einführung der Software ist praktisch und ebenfalls einfach. Es benötigt weder Integration in andere Software noch stellt es Voraussetzungen an die Umgebung, es ist in wenigen Minuten zu lernen und zu nutzen.
• Sicherheit - Quiply hatte von Anfang an hohe Expertise im Thema cloudbasierte - Sicherheit und Anwendungsentwicklung. Das merkt man der Architektur an, so kann insbesondere das Thema BYOD (Nutzung von Privatgeräten) besonders sicher umgesetzt werden. Nutzer haben, wenn Sie die Organisation verlassen, auf Ihrem Privatgerät keinerlei Restdaten mehr, die sie auslesen könnten. Genauso Standard sind Virus- und Malwarescanner in jedem Client, womit die Sicherheitsanspruch unterstrichen wird.
• Kommunikationsstark - Quiply hat auf Autorenseite einen sehr gleichberechtigten Ansatz zwischen Webapp und Front-End App (iOS und Android), prinzipiell lässt sich fast alles im System auch vom Smartphone aus publizieren. Die Rechtestruktur lässt dennoch zu, dass man sehr Top-Down-lastige Organisationen genauso abbbilden kann wie flache Hierachien. Quiply ist als aktuell einzige Mitarbeiter-App mit einem sehr stark kollaborativen Anteil ausgestattet, hier kann in Gruppen leistungsstark mit eigenem Dateiensystem gechattet werden.
• Zugänglich - ohne Rufnummer oder ohne E-Mail-Adresse erlangt man Zugriff auf das Quiply-System, wenn man eingeladen wurde. Auch nach BITV. Und selbstverständlich Offline-fähig auch ohne Netzempfang nutzbar und zwar seit Anfang an.
• Nachhaltigkeit: Quiply will als inhabergeführtes Unternehmen langfristig denken und dies gegenüber Kunden und Mitarbeitenden. Verantwortung für Umwelt und Gesundheit gehört genauso dazu.

Schnellere Echtzeit-Kommunikation:

Quiply glaubt zwar auch daran, dass in der neuen sozialen Welt von Facebook & Co die Mitarbeitenden schneller in Echtzeit-Kommunikation einbezogen werden müssen - alleine weil sonst die Schatten-IT mit Ihrer Gerüchteküche alles andere überholt. Aber trotzdem muss die Kommunikation so vonstatten gehen, wie das Unternehmen sich auch organisiert hat.

Quiply möchte den Unternehmen helfen, soziale Elemente zur Interaktion einzubauen und etablierte Kommunikationsstrukturen in neuer Form abzubilden. Zwar muss ein Chat nicht zwingend enthalten sein, genauso kann man auch mit Likes und Kommentaren aktiv Feedback einsammeln. Und wenn die Geschäftsführung nicht so schöne Nachrichten hat, kann sie diese Elemente natürlich genauso ausschalten.

Quiply passt sich der Unternehmenskultur an

Quiply lässt sich auf das Unternehmen und die Kultur anpassen: Die unkontrollierte Verbreitung von Hass- und Wutrede wäre eine Katastrophe für die Unternehmenskultur, Information müssen auch in kleineren Organisationseinheiten sinnvoll kanalisiert und verteilt werden. Quiply würdigt, dass die interne Kommunikation heute nicht mehr der Richtfunk von oben auf alle Mitarbeiter unten ist. Die Mitarbeiter wollen auch selber reden und die Organisation beeinflussen - erst recht, wenn sie das per Amt ja sollen. Ein leitender Angestellter kann direkt selbst posten und muss nicht über eine Kommunikationsabteilung gehen, es ist viel einfacher und direkter so möglich zu kommunizieren. Dezentrale Einheiten dürfen dezentraler kommunizieren und es obliegt dem Management, News und spannende Geschichten auch von unten nach oben hin neu zu verteilen und damit zu kommunizieren, welche Ziele erreicht insgesamt werden sollen.

Quiply hat einen starken kollaborativen Anteil - stärker als andere Wettbewerber dies haben. Teamarbeit ist so möglich, auch ohne eine Installation von Slack oder Teams zu nutzen. Besonders praktisch ist zudem der Quiply Workflow Baukasten von Umfragen, Kampagnen und Formularen. Der Administrator ist so in der Lage, Workflows selbst zu entwerfen ohne Programmierkenntnisse zu haben. Das sind kleine, sehr flexible Tools, mit der jedes Unternehmen einfache Prozesse wie Urlaubsantrag, Krankmeldung oder Materialbestellungen abbilden kann. Der Phantasie sind da keine Grenzen gesetzt. Umfragen können mit hohen Beteiligungsquoten ohne Papier durchgeführt werden und Kampagnen bedeutet, dass man Arbeitsanweisungen oder Unterweisungen rechtssicher an die Mitarbeitenden versenden kann.

Für Mittelständler ist zudem wichtig, dass man Content schnell und praktisch erzeugen kann mit einem übersichtlichen Budget. Authentische Kommunikation geht heute anders, ist spannender und besser als großer Aufwand für veraltete Artikel im Hochglanzformat. Da macht es Quiply den Nutzern viel leichter, selber direkt in einer gegebenen Struktur zu posten und zu chatten. Und die neuen Typen der Unternehmer schätzen es, dass sie eine Struktur nutzen und auf Ihr Unternehmen anpassen können.

Im Folgenden schauen wir auf ein paar allgemeine Kategorien, die für Ihre Auswahl relevant sein könnten. Wir sind kein Testinstitut, deswegen sind alle Bewertungen hier subjektiv und ohne jede Gewähr. Auch ist es immer möglich, dass der jeweilige Hersteller Funktionen erweitert, verändert oder auch löscht in seinem aktuellen Release. Für eine verbindliche Auskunft kontaktieren Sie bitte entsprechend immer den jeweiligen Hersteller.

User Interface und Handling

Design und Branding

Damit eine Mitarbeiter-App auch von allen Mitarbeitern genutzt wird ist es natürlich unerlässlich, dass sich diese in einem ansprechenden Design präsentiert. Sie soll hochwertig wirken wie das Unternehmen, dass sie repräsentiert und auf die jeweilige Corporate Identity angepasst werden. Wenn Sie eine Marke führen, wissen Sie um die Bedeutung der Corporate Identity genauso wie des für viele Unternehmen konstituierenden Corporate Designs. Hierauf scheint auch erstmal das Augenmerk der drei App-Anbieter gelegen zu haben, denn alle drei Produkte können sich sehen lassen. Sie versuchen neutral zu sein, damit sie in jedem Unternehmen angenommen werden können. Aber sie wollen auch Modernität und Progressivität vermitteln. Bei allen 3 Anbietern lässt sich da nicht meckern - auch wenn bestimmte Design-Entscheidungen im User Interface anders ausfallen, die User Experience gefällt uns bei allen Apps. Immer gilt: Das Design ist klar, wenig verspielt und produktivitätsorientiert. Mal lässt sich das Design mehr, mal weniger das Design von bekannten B2C Apps erkennen. Wo bspw. bei Beekeeper vielleicht Facebook Messenger hier und da Pate stand, ist es bei Staffbase eher der Look der aktuellen Microsoft Palette (insbesondere Viva Communicator) und Quiply hat einige Elemente von Slack und WhatsApp übernommen (bspw. Side-by-Side-Navigation, Chats). Alles sind keine 1:1 Kopien, aber wie bei Software üblich werden Ideen gerne kopiert oder verfeinert. Kopien haben auch immer wieder positive Effekte für die Nutzenden, denn in allen Oberflächen finden sich Nutzende schnell zurecht.

Um die App zu personalisieren, stehen Funktionen für ein eigenes Branding zur Verfügung. So können die Mitarbeiter die Mitarbeiter-App jederzeit mit der eigenen Firma in Verbindung bringen. Das eigene Logo und die eigenen Unternehmensfarben, die die Corporate Identity widerspiegeln, können leicht eingestellt werden. Dies geschieht in der Regel in der Konfiguration der App im sogenannten Dashboard, wo die administrativen Funktionen gebündelt vorhanden sind. Unseres Wissens nach sind aber nur 2 Hersteller in der Lage bzw. Willens, Ihnen eine White-Label-Lösung anzubieten (s.u.).

Usability und Konfiguration

Gerade ältere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die nicht zur Generation der Millennials gehören, sind nicht mit einem internetfähigen Smartphone aufgewachsen und keine Digital Natives. Doch im Idealfall ist eine Mitarbeiter-App das zentrale Kommunikationstool für die gesamte Belegschaft, weshalb man gerade auch diese Mitarbeiter abholen muss. Das funktioniert am leichtesten, indem man eine App auswählt, die besonders benutzerfreundlich ist. Beekeeper wartet mit einer sehr guten und einfachen Bedienbarkeit im Client auf, die unserer Meinung nach noch vor der Benutzerfreundlichkeit von Staffbase anzusiedeln ist. Auch bei Quiply ist schnell ersichtlich, dass eine gute Bedienbarkeit eines der wichtigsten Ziele bei der Entwicklung ist und Quiply liegt hier mit Beekeeper gleichauf. Quiply realisiert aber deutlich mehr an Funktionsumfang im Client als die Wettbewerber. Nirgendwo ist das besser zu erkennen als im Chat, wo Terminfindungen und Dokumentablage bereits integriert sind. Die Lösung mit den Seitenleisten (Tabs) versucht diese Komplexität der Quiply App möglich aufzufangen. So finden auch anspruchsvolle und geübte Nutzer ein Werkzeug, dass Sie in vielen Situation mobil mit mehr als nur einem Chat und lesen von Artikeln unterstützt. Die Möglichkeiten der Konfiguration der Standard-App haben wir bei Beekeeper und Quiply als am weitreichendsten und am besten nachvollziehbar ausgemacht. Staffbase landet knapp dahinter und bedient hierfür seine Kunden eher mit White-Label-Lösungen.

Eigene Unternehmens-App als White Label Lösung

Bei einer White Label Lösung sind der Herstellername, sowie das Branding und Logo des Herstellers komplett aus Ihrer App ausgeschlossen und nicht mehr sichtbar. Unternehmen erhalten eine sogenannte White Label App, also eine App zu Ihren eigenen Vorstellungen programmiert und als eigenständige App im App Store erhältlich. Daneben gibt es noch die Möglichkeit einer Standard-Version der Mitarbeiter-App, bei der diese zwar mit dem Herstellernamen benannt ist, nach dem Login aber durch das personalisierte Branding mit der eigenen Firma in Verbindung gebracht werden kann.

Hier muss darauf hingewiesen werden, dass einige Hersteller von Mitarbeiter-Apps bei dem Release der App nicht immer den gleichen Weg gehen. Quiply, Staffbase und Beekeeper releasen Ihre App im App-Store oder im Unternehmens-App Store als App und sind dort immer auffindbar. Manche Hersteller haben einen unsicheren Zwitter gewählt. Dieser bedeutet, dass die App über einen Link heruntergeladen werden soll, was per se weniger sicher ist als die Verteilung im Store. Zudem brauchen Ihre Nutzer Zertifikate zur Überprüfung der Berechtigung, ein unerhört kompliziertes Verfahrt im Vergleich zum echten Release im App Store.

Wenn Sie sich für eine sogenannte White Label Lösung interessieren, dann schränkt Sie das in Ihrer Auswahl bereits ein. Beekeeper bietet nach unserem Stand aktuell keine solche White Label Lösung an, sondern lediglich eine Standard-App, bei der Unternehmensfarben und -logo erst sichtbar werden, sobald sich ein Mitarbeiter in die App und den eigenen Unternehmensbereich eingeloggt hat. Staffbase offeriert ausschließlich White Label Lösungen als eigene Unternehmens-App, bevor es auch hier individuelle Voraussetzungen zu erfüllen gilt.

Quiply bietet hier beide Varianten, also sowohl eine White Label Lösung für eine eigene Unternehmens-App, als auch eine Standard-App mit Unternehmensbranding nach dem Mitarbeiter-Login. In der Regel entscheidet hier der Preis, bei Quiply ist der Einstieg in die Standard App aktuell preiswerter als bei den Wettbewerbern. Bei Quiply wird die App regulär und vollständig im App Store und Play Store unter Ihrem Namen veröffentlicht, auch für das Employer Branding ein merklicher Unterschied.

Datenschutz

Nichts ist so wichtig wie Datenschutz. Unternehmensdaten sicher zu schützen, Mitarbeiterdaten wie Intellectual Property ist eine wichtige Aufgabe der IT: Seit den neuen Bestimmungen im Rahmen der DSGVO im Jahr 2018 sind Betriebe verpflichtet genauer hinzusehen und das Thema Datenschutz mit hoher Priorität zu behandeln. Zusätzlich wird in manchen Branchen, beispielsweise der Pflegebranche, mit noch sensibleren Daten als in anderen Branchen verfahren. Eine Mitarbeiter-App, die die Daten einer Datenkrake ausliefert, ist sicher das letzte, was Sie in Ihrem Betrieb einführen möchten. Daher lag ein großes Augenmerk des Vergleichs auf dem Bereich des Datenschutzes und der Einhaltung der DS-GVO.

Besonders bei Staffbase ist uns aufgefallen, dass diese zwar mit Datenschutz und Zertifizierungen werben, aber diese Versprechen nur zu einem gewissen Teil auch einhalten können. Für die eigene Software lässt sich das vielleicht garantieren, aber Staffbase lebt besonders davon, dass sich via Plugins verschiedene Dienste von Drittanbietern anbinden lassen. Hier entstehen kritische Schnittstellen, die sie sicher beleuchten sollten. Beekeeper wirbt ehrlich und offen damit, dass sie natürlich keine hundertprozentige Datensicherheit gewährleisten können, jedoch durch ihre Features das „Risiko seiner Kunden am digitalen Arbeitsplatz erheblich reduzieren”. Der übliche Preis von vielen Schnittstellen muss also bezahlt werden und der geht immer auf Kosten der IT-Sicherheit.

Quiply bindet absichtlich wenige Dienste von Drittanbietern ein, sondern bietet seine Funktionen alle aus einer Hand in der eigenen App an. Schnittstellen zu Datev, Abacus oder SAP bedeuten, dass Datensätze mit einem einem Kopfdruck importiert und verteilt werden können, es gibt jedoch hier keine offene API, die man mit Dritten teilt und entsprechend warten und pflegen müßte. Dies ist in den meisten mittelständischen Unternehmen auch kein Wunsch, den Quiply bemerken würde. Die App ist zwar verknüpfungsfähig als Startpunkt für verschiedene Anwendungen auch im Cloud-Umfeld, will aber keine Schnittstellen offen mit Daten versorgen. Da die Kölner Firma auf den europäischen Markt fokussiert ist und sich streng DSGVO-konform verhält, verzichtet Quiply auch bewusst darauf, amerikanische Dienstleister für Funktionen wie beispielsweise Nutzertracking einzubinden.

All diese Funktionen bildet Quiply selbst ab, hier geht man sicher einen bewußt strengen Weg, um bspw. sensible Branchen wie die Gesundheitsbranche auch versorgen zu können. Quiply hat im Punkto Sicherheit und Datenschutz für uns hier die Nase aktuell voraus, auch wohl kompromisslos alle Themen wie Formulare, Kampagnen oder Umfragen nicht über E-Mails und sonstigen Datenversand gelöst werden, sondern in der App verbleiben hinter sicheren Firewalls.

Schutz gegen Viren- und Malware / Ransomware

Quiply setzt seit langem von Haus aus auf Viren- und Malwarescanner. Schon bei Upload im Smartphone-Client wird die Datei gescannt, bevor sie im geschlossenen Netzwerk verteilt werden kann. Im Netz hat man hier eine weitere Sicherheitslinie im Unternehmen eingezogen, dies ist wichtig beim Einsatz von Privatgeräten (BYOD). Ransomeware, Cybercrime und Viren nehmen zu, entsprechend ist dieser Schutz ein sinnvolles Extra.

Nutzerverzeichnis und Nutzergruppen

Die Grundlage für eine funktionierende App bildet ein Nutzerverzeichnis. In diesem sind alle Kontaktdaten und weitere Informationen wie beispielsweise Funktion oder Standort der verschiedenen Mitarbeiter verzeichnet, damit sich die Kommunikation innerhalb des Betriebes verbessern kann. Wir haben die Nutzerverzeichnisse der verschiedenen Apps angeschaut und kommen zum Ergebnis, dass hier wahrscheinlich die geringsten Unterschiede zu verzeichnen sind. Die Grundlage einer Mitarbeiter-App ist eben ein gut aufgestelltes Nutzerverzeichnis, das können alle drei Anbieter zufriedenstellend liefern.

Rechtesystem und Administration

Alle drei Anbieter besitzen ein aufgefeiltes Rechtemanagement. Die Sichtbarkeit von Inhalten in der App wird über Nutzerprofile geregelt, die frei vergeben werden können. Alle Hersteller bieten neben den Administrator-Rechten einen Super-User oder aber rollenspezifische Rechte wie z.B Autorenrechte an.

Auch hier sind manche Rechte kommerziell begrenzt: Bei Beekeeper sind unseres Wissens nach aktuell 2 Administratoren kostenfrei, bei Quiply gibt es hier keine Begrenzung.

Active Directory

Für ein Nutzerverzeichnis ist es natürlich – besonders bei Firmen mit einer großen Anzahl von Mitarbeitern – wichtig, dass sich dieses leicht aufbauen lässt. Hier liegt der große Vorteil einer Active Directory Anbindung: wenn die Daten bereits entsprechend gepflegt und angelegt in einem existierenden hauseigenen System zu finden sind, dann können diese ganz leicht in die Datenbank der Mitarbeiter-App übertragen werden. Eine Active Directory Anbindung ist bei allen drei getesteten Mitarbeiter-Apps im Standard möglich.

Integrationen und Konnektivität (Microsoft & Co)

Alle Anbieter bieten weitere Integrationsoptionen an. Entscheidend ist der Nutzerimport, der bei allen Systemen durch einen einmaligen Import aus den Personalsystemen wie Datev, Sage-KHK, SAP & Co möglich ist. Sollten alle Mitarbeitenden eine E-Mail Adresse besitzen, ist Single-Sign-On wie Active Directory ebenfalls möglich. In der internen Kommunikation finden sich manchmal Installationen von Microsoft wie SharePoint, die jedoch oft eher als Dateimanagement gebraucht werden. Die Funktion "News" ist bei allen Anbietern im Test integrierbar, d.h. ein Nachrichtenfeed kann sowohl in SharePoint als auch in der Mitarbeiter-App dargestellt werden und muss hierfür nur einmal verfasst werden (i.d.R. als iFrame).

Auch wenn es die Marketing-Abteilungen eher anders bewerben, die Integration in das aktuell stark benutzte MS Teams ist eher rudimentär. Kein Wunder, denn interne Kommunikation und die Kollaboration in MS Teams sind einfach sehr unterschiedliche Anwendungsfelder. Staffbase ist als App für Teams verfügbar, so dass sich die Angebote der Seite in der Teams Umgebung darstellen lassen. Bei Beekeeper ist die Integration ebenfalls auf Ebene der Benachrichtigung möglich. Immer ist die Frage, ob hier wirklich eine echte Verbesserung durch tiefe Integration erreicht werden kann. So lassen sich in Staffbase auch Nachrichten verfassen und an Teams senden, dies jedoch im Verzicht auf Funktionen wie Push-Nachrichten. Weitere Anmerkungen zum Vergleich zu Teams findet Ihr auch hier. Aus Sicht von Quiply ist die Nutzung von MS Teams für Non-Desk-Worker aktuell stark überschätzt. Es hat sich als Standard für Videokonferenzen etabliert für Knowledge-Worker, aber interne Kommunikation ist ein viel organisierterer Prozess als Arbeitsräume in Teams mit Chats zu füllen.

Kritisch ist in jedem Falle für jedes Projekt, wenn diese Anwendung ohne Betrachtung der Betriebsvereinbarung zur Nutzung von Teams erfolgt, die nicht einfach zu implementieren ist. Non-Desk-Worker haben hier in der Regel mit einem starken Betriebsratseinfluss besonderes Augenmerk darauf, dass die Vielzahl von kollaborativen Chats aus Teams nicht in den Feierabend der Non-Desk-Worker ausufert.

Beekeeper arbeitet bei Verbindung mit Drittprogrammen gerne mit Zapier, die eine Art von normierter API anbieten. Vorteil ist, dass diese eine Integration über die Website von Zapier doch sehr einfach zu bedienen ist. Auch hier ist in der Regel aber die DSG-VO oder die DSG verletzt, da diese Dienste Stand heute die Daten über US-amerikanische Server außerhalb der EU übermitteln. Quiply hat als Anbieter keine offene Schnittstelle und verfolgt dass Ziel: Die wichtigen Funktionen alle in der App selbst abbilden und maximale Sicherheit für kritische Daten wie bspw. Patientendaten. Hier unterscheidet sich die Philosophie zu Beekeeper, die eine offene API anbieten und starke Konnektivität über Zapier unterstützen wollen.

Quiply bietet zudem eine praktische Schnittstelle für das digitale Mitarbeiterpostfach an: Smarte Docs. Hier ist die sichere Zustellung von Gehaltsnachweisen, Dienstplänen und vielem mehr hochverschlüsselt und sicher möglich mit einem Zustellungsnachweis. Nahezu jedes System kann angebunden werden: von Datev, KHK-Sage über Abacus zu SAP. Das spart viel Zeit in der Administration und Verteilung solcher Dokumente, ohne dass ein DMS oder ECM angeschafft werden müßte.

Funktionen

Jetzt, wo wir die Rahmenbedingungen und Kernfunktionen einmal abgeklopft haben, geht es ans Eingemachte: die speziellen Funktionen der einzelnen Mitarbeiter-Apps. Dabei haben wir die Funktionen in mehrere Blöcke aufgeteilt:

• Chat
• Channels oder Streams
• Formulare
• Kampagnen
• Umfragen

Diese fünf Funktionsgruppen würde man mehr oder weniger voraussetzen, wenn man sich für den Kauf einer Mitarbeiter-App interessiert. Via Chat können die Mitarbeiter miteinander kommunizieren und natürlich auch den Chef direkt erreichen. In Channels lassen sich Informationen gezielt verteilen und ablegen. Mit Formularen kann man verschiedene bürokratische Prozesse digital unterstützen, die vorher z.B. per Ausdruck auf Papier geregelt wurden. Zudem können mit Formularen (un-)regelmäßig wiederkehrende Einreichungs-Prozesse abgebildet werden, die evtl. auch einen mehrstufigen Freigabeprozess gekoppelt sein können. Mittels Kampagnen können Mitarbeitersegmente oder alle Mitarbeiter gezielt mit Informationen erreicht werden und aktive Lesebestätigungen können von den Empfängern eingefordert werden. Umfragen sind besonders zur Erfassung von Mitarbeiterfeedback heutzutage unverzichtbar – es gibt sogar spezialisierte Umfrage-Apps, die sich lediglich auf diese Funktion beschränken.

Das wichtigste Element interner Kommunikation: Channels oder Newsfeed

Neben der Chatfunktion gibt es einen zweiten wesentlichen Bestandteil einer guten Mitarbeiter-App: die Channels bzw. bei einigen Anbietern Newsfeed. Für viele Anbieter sind sie sogar die einzige und hauptsächliche Funktion. In verschiedenen Kanälen lassen sich festgelegte Nutzergruppen mit Beiträgen informieren. Diese Beiträge erinnern etwas an ein Blogposting, einen Beitrag in einem sozialen Netzwerk oder eben im Vorläufer "Intranet". Neu ist, dass hier auch soziale Funktionen zugeschaltet werden können: So können Likes und Kommentare genutzt werden, um Feedback einzuholen. Wie in einem Intranet wird die Sichtbarkeit der Beiträge eingestellt. So können bspw. Beiträge, die nur für einen Standort gelten, auch nur dort abgerufen werden oder nur für eine Vertrauslichkeitsstufe oder andere Arten der Zielgruppenbestimmung.

Channels können dann beliebig heißen: Im Kanal „Mitarbeiter Gesamt” werden hier Unternehmensnews zu finden sein, im Kanal „GL Infos” der neuste Artikel über die Unternehmensentwicklung und im Kanal „Projekt Neubau Gürzenichstraße” wird die neueste Materialbestellungsliste an alle Beteiligten geteilt.

Die Funktionalität erinnert bei allen drei Anbietern stark an Social Media Plattformen wie Facebook Feed und Instagram. Es gibt ein Textfenster und die veröffentlichten Inhalte werden als Stream untereinander dargestellt. Bei den Inhalten sind Videos, Tonaufnahmen, Fotos, Dokumente, Termine, Veranstaltungen oder Textnachrichten möglich. Mitarbeiter haben die Möglichkeit einen Kommentar abzugeben, oder auf „Like” zu tippen, wenn ihnen der Beitrag gefällt. Die Grundfunktionen sind hier bei den drei getesteten Apps sehr ähnlich.

Alle drei Anbieter bieten zur leistungsstarken Erstellung von Inhalten einen Editor an, der viele Wünsche erfüllt an modernes DTP.

Zeitgesteuerte Veröffentlichungen

Wenn Sie schon mal einen Blog gelesen haben, dann wissen Sie, dass es bessere und schlechtere Zeitpunkte gibt, um Inhalte zu veröffentlichen. Einen Beitrag, den man um 03:00h nachts veröffentlicht, werden nur waschechte Workaholics, oder die Kolleginnen und Kollegen von der Nachtschicht lesen und angezeigt bekommen. Veröffentlicht man jedoch um zehn Uhr morgens einen Inhalt, dann ist die Leserate um ein Vielfaches höher. Deswegen gehören zeitgesteuerte Veröffentlichungen im Content Creation Bereich zum Handwerkszeug.

Alle drei Apps weisen eine solche Funktion auf und nehmen Ihnen so die Arbeit ab zum richtigen Zeitpunkt die „Veröffentlichen” Taste zu drücken.

Unterschiedliche Channeltypen

Wenn Sie einen Artikel über das neue Fahrzeug im Fahrzeugpool Ihres Unternehmens veröffentlichen wollen, kann das natürlich nicht im gleichen Kanal sein, wie die Anzeige eines Mitarbeiters, der ein Motorrad verkaufen möchte. Beekeeper und Staffbase trennen genau auf, ob es sich um ein digitales schwarzes Brett handelt, oder ein Kanal Unternehmensartikel sammelt – dementsprechend stehen auch verschiedene Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung. Was uns stark wundert, ist, dass es bei Beekeeper jedoch keine Möglichkeit gibt ein Posting im Artikelbereich zu formatieren, was bei Staffbase und Quiply problemlos möglich ist. Quiply trennt funktionell nicht zwischen Artikelkanälen und Kanälen für das schwarze Brett, sondern ermöglicht Ihnen die Konfiguration der Kanäle selbst zu gestalten.

Dokumentenablage und Dateiverzeichnis

Anfangs ist ein neues System immer sehr übersichtlich und einfach zu führen. Doch je mehr Inhalt in ein solches System gespeist wird, desto schwerer wird es alles zu überblicken. Mit einer Dokumentenablage erleichtert man die Suche für alle Mitarbeiter ungemein, denn man weiß wo man suchen muss. Mehr Komfort bietet da lediglich ein Dateienverzeichnis, in dem man eine Ordnerstruktur und Ablagetechnik hat und so noch schneller an die notwendigen Dateien gelangt.

Beekeeper bietet als einzige App die Funktion eines Dateienverzeichnisses. Es ist möglich sich äquivalent zu Apps wie Dropbox eine Ordnerstruktur aufzubauen und dort wichtige Dateien abzulegen, auf die die Mitarbeiter jederzeit zugreifen können. Eine generelle Dokumentenablage ist über eine Channelfunktion bei Quiply möglich. Staffbase hat eine solche Funktion nicht in sein Funktionsportfolio aufgenommen. Bestimmten Anwendern ist die Dokumentenmanagementfunktion nur dann wichtig, wenn Sie an Microsoft SharePoint andockt. Hier sind alle drei Apps mit gewisser Kompatibilität zu Microsoft Umgebungen ausgestattet, die wir jedoch nicht intensiver testen konnten. Die Erfahrung lehrt, dass diese Anbindung an SharePoint nicht trivial zu lösen ist. Zumindest geben alle Anbieter an, dies vollumfänglich tun zu können. Quiply selbst funktioniert durch seine eigene Uploadfunktion in der Cloud auch sehr gut als Dokumentenmanager, sämtliche Dokumente von Videos, Office-Dokumenten, Fotos, PDFs, etc. können dort gelagert werden. Eine Integration ist nicht nötig.

Statistiken

Interessant aus der Perspektive der Geschäftsleitung, aus der Perspektive der internen Kommunikation und natürlich auch für eine Abteilungsleitung ist die Möglichkeit der Auswertbarkeit. Man fragt sich natürlich schon wie oft dieser gelesen worden ist.

Staffbase bietet die Möglichkeit sich solche Statistiken anzeigen zu lassen. Dennoch hat hier eher Beekeeper die Nase vorn, denn es lassen sich sehr übersichtlich verschiedene Statistiken zu den einzelnen Artikeln anzeigen. Es gibt eine Auswertung pro Veröffentlichung, aber auch eine Gesamtauswertung im Statistikcenter zu sehen. Quiply bietet ebenfalls einen Statistikbereich, in dem es die Einzelauswertungen je Artikel aufgelistet zu sehen gibt, jedoch stärker aggregiert als bei den Wettbewerbern.

Grundsätzlich lassen sich mit allen drei Apps im Bereich der Channels Inhalte (auch zeitgesteuert) an Ihre Mitarbeiter bringen. Bei Beekeeper gibt es keine Möglichkeit etwas an der Formatierung zu ändern, dafür wartet die App mit einem Dateienverzeichnis und einem Statistikcenter auf. Quiply kommt ohne Dateienverzeichnis, dafür aber mit einer Dokumentenablage, einem Statistikbereich und der Möglichkeit, die Formatierung von Artikeln zu bearbeiten.

Umfragen

Sie möchten wissen, wie das Programm auf der Firmenweihnachtsfeier angekommen ist? Sie möchten Ihre Mitarbeiter entscheiden lassen, welche der beiden Vorschläge das neue Firmenlogo wird? Umfragen sind ein mächtiges Werkzeug, um die Stimmung bei Ihren Mitarbeitern zu erfassen, und um sich Feedback zu holen. Auch für Umfragen gibt es eigens spezialisierte Umfrage-Apps mit einer unfassbaren Detailtiefe. Doch unsere Erwartungen an eine Mitarbeiter-App beinhalten auch die Möglichkeit, Umfragen zu erstellen, zu versenden und Antworten auszuwerten.

Beekeeper beinhaltet eine Umfragefunktion für kleinere und einfache Umfragen, äquivalent etwa zur Umfrageoption bei Facebook. Das ist dann so gestaltet, dass Sie eine Frage stellen können, und diese wird mittels vorgegebener Antwortmöglichkeiten (A, B oder C) beantwortet. Die Statistiken hierzu sind bei Beekeeper leider nicht so gut gemacht, wie sie noch bei den Channelauswertungen waren: eine richtige Auswertung findet nur über externe Programme statt.

Das Thema Datenschutz ist auch das größte Negativ-Kriterium für Staffbase. Auch hier gibt es keine Statistiken, aber genauso wenig gibt es hier überhaupt die Möglichkeit eine Umfrage zu erstellen. Es lassen sich jedoch Links zu externen Formulartool-Anbietern einbinden, die dann eine volle Funktionsvielfalt anbieten. Dies ist jedoch auch sowohl bei Beekeeper als auch bei Quiply möglich.

Bei den Umfragen kann Quiply wiederum punkten: Umfragen sind vollends innerhalb der App möglich und können deutlich komplexer gestaltet werden, als mit Beekeeper. Via Excel-Export lassen sich die Daten bequem weiterverarbeiten und die Ergebnisse werden innerhalb der App archiviert.

Fazit Umfragen

Kleinere und einfache Umfragen können von Beekeeper dargestellt werden. Quiply bietet mit der Umfrageoption ein starkes Werkzeug, mit dem sich auch komplexe Umfragen erstellen, auswerten und Daten exportieren lassen. Staffbase bietet kein eigenes Umfragen-Feature an.

Zielgruppen der Anbieter

Um die verschiedenen Funktionen und Schwerpunkte der Mitarbeiter-Apps zu verstehen haben wir uns die Zielgruppe der einzelnen Firmen angeschaut. Alle Anbieter streben vorranging an, die Funktionen mit einer Mitarbeiter-App zu versorgen, die bis dato rudimentär oder gar keine digitalen Werkzeuge besitzen. Alle drei Apps wollen einen Bereich digitalisieren, der vorher noch nicht digitalisiert wurde. Entsprechend groß ist das Potential für neue Anwendungen. Typische Branchen, in denen dieser Grad geringer ausgeprägt ist als in einem Unternehmen, dass Dienstleistung im Büro für andere betreibt, sind Retail, Gesundheit- und Pflege, Hotel- und Tourismus, kommunale Unternehmen vom Versorger bis Abfallwirtschaft, Bauunternehmen, Logistik, Mitarbeitende in der Produktion und andere oftmals dezentrale Strukturen, die in Prozessen arbeiten. Aus diesem Ansatz hat sich etabliert, dass wenn es ein Intranet oder Medium für alle geben soll, die Mitarbeiter-App natürlich auch in der Verwaltung ausgerollt wird.

Ein anderer Grundtyp ist die Unternehmung, die bis heute kein Intranet hatte. Ihr fehlte die Zeit, das Geld, die Ressourcen, um ein Intranet zu betreiben. Sie suchen nach einem dynamischen Ansatz, endlich als Team zu kommunizieren und sich zu informieren. Für sie sind schlanke, praktische und schnell einführende Apps wie Quiply gedacht. Oft steht dem im Wege, dass in Büros an Kollaborationslösungen gedacht wird. Software wie Slack, Microsoft Teams oder andere soll auch für den Gabelstaplerfahrer eingeführt werden und scheitert. Es gibt zwar Ansätze, bspw. Kollaborationssoftware aus Projektteams mit Mitarbeiter-Apps in den Funktionen zu verbinden, bislang gibt es da aber noch wenig überzeugende Ansätze, die uns bekannt sind.

Beekeeper richtet seinen Fokus auf größere Unternehmen, oft in Serviceindustrien wie Hotel und Gastronomie (die ersten großen Kunden stammen hierher). Staffbase konzentriert sich auf Kunden aus dem Enterprise-Bereich, also tatsächliche Großinstallationen von Konzernen. Quiply ist für mittelständische Unternehmen schon ab ca. 50-100 Mitarbeiter aufwärts gedacht und deckt deren Bedürfnisse sehr gut ab. Üblicherweise sind diese Kunden ab ca. 10.000 Mitarbeitern so komplex, dass dann die starke Interaktion in Quiply begrenzt nutzenstiftend wird und eher Top-Down-Ansätze der News Channels wie bei Staffbase gefragt sind. Diese Strukturen spiegeln sich auch in den Preislisten der App-Anbieter wieder, die je nach Kundengruppe anders modelliert wurden. Der Integrationsaufwand von Staffbase ist bei bestehendem Intranet-Migrationen ein gewichtiger Teil des Projektbudgets beim Kunden. Staffbase verlangt wegen dieses Enterprise Ansatzes einmalige Setup Gebühren, die budgetiert sein müssen. Auch die jährlichen Abonnementkosten beginnen gerne mal fünfstelligen Beträgen pro Jahr. Somit werden kleine Betriebe unter 500 Mitarbeitern von vornherein faktisch ausgeschlossen.

Auch Quiply hat im Vergleich zu Staffbase günstige Setup-Gebühren und hat im Vergleich zu Staffbase und Beekeeper die günstigsten jährlichen Abonnementgebühren und Preise. Auch bei kleineren Mittelstandskunden ist das Quiply Abo eher ein C-Teil Einkauf, sprich, es ist in der Regel keine gesonderte Budgetierung nötig für die Software. Hier ist sicher erwähnenswert, dass auch kleine mittelständische Kunden zumindest angeraten ist, die Einführung nichts hemdsärmelig einfach mal zu machen, sondern sich über Zielgruppen, Rechte und Strukturen in der App klar zu sein.

Auch die Incentivierung der Mitarbeitenden, die App zu installieren, gehört dazu. Entweder mit spannendem Content, Benefits oder sonstigen Anreizen, gerade wenn auf privaten Geräten installiert werden soll, muss der oder die Mitarbeitende darin einen Mehrwert klar erkennen können. Zur Not kann dieser Teil bei allen Anbietern auch mit externen Beratungsfirmen jeder Größe in 1-10 Tagen oder bei komplexen Installationen mit einem umfassenden Projekt mit mehr als 50 Personentagen gelöst werden: eine sinnvolle Investition, damit die Mitarbeiter-App wirklich erfolgreich eingeführt wird.

Exkurs: Warum keine Kollaborationssoftware wie MS Teams, Zoom oder #Slack?

Kollaborationssoftware wie Slack & Teams oder auch Zoom verfolgt einen anderen Zweck als eine Mitarbeiter-App. Diese Software ist vorrangig für die Verwaltung/Administration/Entwicklung und sogenannten „Wissensarbeitern“ nützlich, die am Schreibtisch arbeiten. Eine Mitarbeiter-App ist dagegen für alle Mitarbeitenden inklusive der 80% aller Mitarbeitenden gedacht, die nicht am Schreibtisch arbeiten. Kollaborationssoftware ist für die Arbeit an Dokumenten oder Videokonferenzen optimiert, das können sie besonders gut. Für die interne Kommunikation ist diese Software lt. der IT-Beratung Gartner aber gar nicht geeignet. Interne Kommunikation gelingt dagegen schlank, schnell und praktisch mit einer Mitarbeiter-App.

MS Teams und Slack sind gedacht für den Digital Workplace, während interne Kommunikation eher sowas wie eine Mischung aus Facebook zu Spiegel Online für Unternehmen darstellt. Gerade in Corona-Zeiten lief die Arbeit in Verwaltungen vorrangig durch Videokonferenzen weiter. Der Rest der Belegschaft außerhalb der Verwaltungen nutzte dieses Tool eher selten - er wurde entweder persönlich, über Schaukasten oder über E-Mail informiert - ein echtes interaktives Tool war meist nicht vorhanden. Ganz praktisch heißt das im Alltag: Niemand adressiert sein Unternehmen wirklich gut via Thread (zeilenbasierte Kommandos) oder informiert dann viele Male am Tag alle Mitarbeitenden per Videocall.

Die Lösung von Microsoft, um eine Mitarbeiter-App zu ersetzen, lautet SharePoint via VivaCommunicator zu Microsoft Teams? Sorry, aber das ist super umständlich. Stattdessen ist ein personalisierter Beitrag in der App viel praktischer, wirksamer und schneller erledigt, alle können direkt interaktiv sein statt dafür Arbeitsräume zu erzeugen. Microsoft kann sicher mit 365 eine Lösung für Kollaboration im Office anbieten, aber in sozialen Netzen oder Intranets ist Microsoft weiterhin schwach aufgestellt.

Videokonferenzen in der Altenpflege sind genauso wenig alltagsrelevant wie unübersichtliche Threadverläufe an der 5-Achs-CNC. Auch der Berufskraftfahrer wird nicht ernsthaft Threads lesen, sondern surft lieber durch die Beiträge einer Mitarbeiter-App. Alle erwarten von Ihrem Unternehmen gut aufbereite Informationen, die sich bei Arbeitsbeginn zügig in ein paar Minuten lesen lassen - gerne multimedial. Deswegen rät bspw. Gartner auch davon ab, Kollaborationssoftware an alle Mitarbeitenden auszurollen. Statt immer nur den letzten Thread anzuzeigen, kann hier der Kommunikationsverantwortliche auch bestimmen, was präsent bleibt und dauerhaft als besonders wichtig angezeigt wird.

Zudem: Teams, Slack und auch Zoom (Zoombombing) gelten nur eingeschränkt DS-GVO oder Betriebsrats-konform. Auch benötigt für alle Apps E-Mail-Accounts von allen Mitarbeitenden, was oft nicht der Fall ist. Private Rufnummern wie bspw. bei WhatsApp zu nutzen, gefällt sicher auch nicht jedem. Das entfällt nur bei Mitarbeiter-Apps.

Mitarbeiter-Apps wie Quiply sind deutlich produktiver bei interner und operativer Kommunikation. Mitarbeiter-Apps passen in den Arbeitsalltag aller Mitarbeitenden, von Werkbank bis Büro. Sie können interne Kommunikation nicht nur besser leisten, sondern günstiger benutzt werden (zu einem Bruchteil der Kosten amerikanischer Standardsoftware). Zudem eliminieren Sie zielsicher unnötige E-Mails - eine Reduktion von 30-40% der internen E-Mails ist mit Mitarbeiter-App möglich.

Gibt es noch einen Unterschied zwischen den Mitarbeiter-Apps? Ja, ganz eindeutig. Während Staffbase im November 2021 klargemacht hat, dass man das Thema Kollaboration komplett an Microsoft abgibt und quasi sich für Teams versucht gut aufzustellen (Add-On-Ansatz), bleiben Beekeeper und Quiply da weniger enthusiastisch. Beekeeper versucht operative Prozessbegleitung mit Checklisten stärker abzubilden, Quiply dagegen behält eine vollumfängliche Kollaboration durch den sehr umfangreichen Gruppen-Messenger. D.h. jeder Non-Desk-Worker kollaboriert mit Kollegen über das Tool genauso wie der Kollege am Schreibtisch, bis dato unterscheidet es sich nur durch die Videokonferenzlösung. Hierfür empfiehlt Quiply ein separates Tool, von dem es ja viele kostenfreie Lösungen gibt.

Während also die Verwaltung evtl. beide Arten Software einsetzt, ist für den Rest der Mitarbeitenden die Mitarbeiter-App die bessere Wahl. Und übrigens, Kollaborationssoftware und Mitarbeiter-Apps sind kein Ausschluss: Alle Apps lassen sich auch hervorragend mit Kollaborationssoftware kombinieren - easy going! Lassen Sie dem Kollegen im Büro sein Teams, die interne Kommunikation in der ganzen Firma wickeln sie besser mit einer Mitarbeiter-App ab.

Fazit des Mitarbeiter-App Vergleichs

Wir haben es uns nicht leicht gemacht und drei alternative Mitarbeiter-Apps ausführlich dargestellt. Dabei konnten wir feststellen, dass jede App einen anders gelagerten Schwerpunkt hat.

Staffbase stellt eine breite Funktionspalette zur Verfügung und ist aufgrund der Ausrichtung auf Enterprisekunden eher daran interessiert, das Intranet mobil zu machen. Wenn Sie bereits ein Intranet haben, dem sie die Hammelbeine lang machen wollen, dann ist Staffbase eine Option neben Typo3, SharePoint oder CraftCMS Intranets. Interaktive Features wie der Chat sind noch stark ausbaufähig. Das Formularfeature ist eine gute Idee, aber leider in Bezug auf die Bearbeitung von Formularen in der App ebenfalls noch verbesserungsfähig. Dafür bietet Staffbase diverse Möglichkeiten, bestehende Systeme zu integrieren, insbesondere in der Microsoft Welt. Das konfigurierbare Frontend ist für viele Nutzer ein Plus. Wenn Sie mit hohem redaktionellen Aufwand Content zentral erstellen, können Sie mit Staffbase gerade in großen Unternehmen glücklich werden. Sie gehen hier jedoch eher davon aus, dass die Führungskräfte oder Mitarbeitender weniger direkt kommunizieren sollen, dass werden sie sicher dann lieber mit Microsoft Teams oder Slack durchführen, denn Staffbase ist für diese Art von Kollaboration keine gute App. Zudem punktet Staffbase mit dem Angebot einer eigenen White Label App. Im Bereich Sicherheit und Datenschutz dagegen gibt es Fragezeichen, so ist die App sehr offen und bietet viele Integrationen in die eher unsichere Microsoft-Welt an. Features wie Formulare sind lediglich für den E-Mail Versand konzipiert, sichere Workflows sind so nicht möglich. Bei der mittelständischen Zielgruppe ist Staffbase für ein SaaS-Produkt recht kostenintensiv, wenn sie nicht die nötige Größe als Unternehmen mitbringen.

Beekeeper hat uns von der Usability her sehr überzeugt, besonders im Bereich Statistiken finden wir Beekeeper herausragend. Alles ist sehr aufgeräumt und durchdacht. Im Vergleich zu Staffbase bekommt man mit Beekeeper ein runderes, interaktives Produkt, und das zu einer günstigeren Setup-Gebühr. Der Client ist allerdings visuell stark begrenzt, bestehende Inhalte wie Intranetnachrichten werden sehr unzureichend abgebildet. Da droht manchmal etwas Langeweile. Dafür ist der Fokus auf sozialer Interaktivität besonders zu spüren, ein soziales Netzwerk im Unternehmen soll erreicht werden. Der Chat wiederum ist ein eher schwach ausgeprägtes Instrument. Leider gibt es hier und da ein paar Dinge, deren Fehlen uns mit dem Fokus auf den Mittelstandskunden gewundert hat: es gibt kein Formularfeature und vor allem keine White Label Lösung. Hilfreich ist die Möglichkeit einfache Umfragen zu erstellen. Zweifel gibt es wie bei Staffbase an der Sicherheit, hier wird mit Zapier eine Lösung angeboten, die eher Zweifel an der DS-GVO Konformität säen. Auch Beekeeper als Anbieter aus der Schweiz bietet ein vergleichsweise teures Produkt an, dessen Kosten sich erst bei Unternehmen >1.000 Mitarbeitenden beginnen zu relativieren.

Quiply selbst ist überzeugt, mit seinem hybriden Ansatz in die Zukunft zu weisen. Sowohl klassische interne Kommunikation als auch interaktive soziale Features werden bei Quiply geschickt kombiniert. Schnell, schlank und einfach ist die Prämisse für die Einführung. Auf umständliche und komplizierte Integrationsprojekte wie SharePoint wird (bis auf News) verzichtet, stattdessen soll Quiply sehr einfach in der Nutzung sein und die Produktivität im Vordergrund stehen. Quiply macht, so hoffen wir, vieles richtig, was die anderen Apps nicht ganz so gut machen. Kompromisslos ist die App vor allem im Bereich Sicherheit, wo sie sich keine Schwächen leistet. Ansonsten bietet sie alle Wunschfunktionen, insbesondere den sehr leistungsstarken Chat. Mit dem Fokus auf mittelständische Unternehmen sowie dem Augenmerk auf guter Usability ist Quiply ein sehr solides Produkt, dass auch für Mittelständler unter 5000 Mitarbeitern keine große Investition darstellt. Die Möglichkeit Sprachnachrichten zu senden, dynamische Nutzergruppen zu bilden, das herausragende Formular-Feature, sowie die üppige Umfragefunktion sind nur einige nutzbringende Funktionen, die man im Quiply Paket bekommt. Als verhältnismäßig preiswerte App vereint Quiply viele Vorteile auf einer Seite.

Nun liegt es an Ihnen: Lassen Sie sich eine Demo zeigen, bewerten Sie, wählen Sie. Für jeden gibt es die richtige Lösung. Wir sind uns sicher, Sie finden Ihre.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihrem Projekt!