Die Anwendungsfälle einer Mitarbeiter App

Arbeitsanweisungen & Kenntnis bestätigen

Eine Arbeitsanweisung kann als Text, Foto oder Video versendet werden. Die Zielperson muss explizit bestätigen, dass sie Kenntnis hat über diese.

Azubi-Blog

Einblicke geben, Selbstdarstellung vor Kollegen erlernen und echte Authentizität, wie das Unternehmen wirkt und arbeitet. Kreativer Austausch der Azubis selbst wird auch befördert. Und erhöht die "Konnektivität" der Mitarbeiter von Morgen.

Chats - direkte Teamarbeit

Chats sind die technische Beschreibung einer Funktion der Messengerdienste. Der bekannteste Dienst ist sicher WhatsApp. Chats sind heute die beliebteste Art der Kommunikation, deutlich populärer als Telefon. Einfach, effizient und ideal geeignet für Echtzeit-Kommunikation. Im Team lassen sich so wichtige Themen knapp austauschen, für die ein Anruf etwas zuviel gewollt wäre. Bei Quiply kann man genauso wie im privaten Messenger Fotos, Videos, Gifs und Sprachnachrichten austauschen. Aber alles in einer sicheren Umgebung und DS-GVO konform. Das schützt Mitarbeitenden- wie Kundendaten.

Corporate / Employee Benefits & Compensation

Benefits sollten in der App als beständiger Inhalt immer abrufbar sein. Zum Gehalt ist heute eine Vielzahl von Extras und Boni hinzugekommen, die die Mitarbeitenden motiviert und gebunden halten sollen. Fast genauso wichtig wie diese Programme zu haben ist, dass sie regelmäßig kommuniziert werden. Erstmal, damit sie wahrgenommen werden und damit sie auch auch die Wahrnehmung der Mitarbeitenden tatsächlich beeinflussen. Auch der Arbeitgeber sucht nach Wertschätzung und das, was er tut, sollten alle kennen.

Dienst- und Schichtplanung

Typischerweise steht die Dienst- und Schichtplanung nicht jedem zur Verfügung. Mobil oder auf dem Smartphone schon mal gar nicht. Mit der Mitarbeiter-App können Dienstpläne webbasiert direkt über Quick Links angebunden werden. Aber auch tiefere Integrationen sind möglich - bis hin zum Schichtmanagement, wo Schichtwechsel beantragt werden können, AUs oder Urlaubsanträge berücksichtigt werden.

Employer Branding

Arbeitgeber brauchen nicht nur für Ihre Produkte eine Marke. Sondern auch als Arbeitgeber. Sie müssen für bestimmte Eigenschaften stehen, bspw. dafür zeitgemäß und progressiv zu sein. Hier ist die Mitarbeiter-App ein Teil der Lösung, insbesondere als Professional App mit eigenem Namen, Icon und App im Store von Apple und Google. Mit der richtigen Kommunikation prägt dies die Wahrnehmung der Mitarbeitenden stark.

Event-Kalender für alle

Möchtet Ihr teilnehmen? Dürfen wir Euch erinnern? Übrigens: Am 22. Juli beginnt die große Messe und Ihr seid alle dabei. Die Betriebsfeier verpassen will sicher keiner, oder? Die App managed Termine, synchronisiert mit weiteren Kalendern oder erinnert rechtzeitig mit Zusatzinformationen - immer sichtbar.

Event-Management

Veranstaltungsregistrierungen für Events, Trainings oder sonstige Veranstaltungen werden mit der Mitarbeiter-App einfacher. Wenn die Mitarbeitenden sich selbst registrieren, wird der Check-In zum Kinderspiel. Auch Absagen der Veranstaltung gelangen direkt aufs Smartphone.

Expertensuche im Mitarbeiterverzeichnis

In der Mitarbeiter-App enthält das Mitarbeiterverzeichnis die sogenannten Nutzerprofile, welche alle relevanten Informationen zu Mitarbeitenden enthalten. Neben Kontaktdaten können auch weitere Attribute wie Standort, Berufsbezeichnung oder Qualifikationen eingesehen werden.

Fahrgemeinschaften

Wenn wir die CO2-Bilanz ernsthaft optimieren wollen, dann sind Fahrgemeinschaften ein praktikabler Weg, der den Mitarbeitenden Geld spart. Mit einer Mitarbeiter-App kann der Arbeitgeber eine einfache Plattform bereitstellen, um dies zu organisieren. Das hilft übrigens nicht nur bei den Anfahrtskosten und Emissionen, sondern auch bei Verspätungen und zu besserem Austausch untereinander.

FAQs

Im Rahmen der Einarbeitung neuer Mitarbeitender ist das eine hilfreiche Sektion für all die Dinge, die immer wieder gefragt werden. Oder zur Mitarbeiter-App selbst. Für den Erfolg Ihrer Mitarbeiter-App ist es entscheidend, dass Ihre Mitarbeiter wissen, wie sie diese bedienen müssen, wo sie wichtige Informationen finden und wie sie integrierte Services nutzen können. Auf einer FAQ-Seite in Ihrer App erhalten Mitarbeiter Antworten auf ihre Fragen rund um die neue mobile Kommunikationsplattform. Informationen über die Installation der App auf mobilen Geräten, den Zugriff auf die App oder was zu tun ist bei Passwortverlust, sollten ebenso Teil der FAQ-Seite sein.

Feedback

Es ist so schön, gutes Feedback zu bekommen. Und konstruktives Feedback hilft einem, besser zu werden. Aber schade, wenn Entscheider gar kein Feedback erhalten - weil um sie herum alles gefiltert wird. Echtes, direktes Feedback in der Mitarbeiter-App lässt sich ganz einfach bekommen - mit Kommentaren, Likes oder 1:1 in Chats. Oder im Rahmen einer Gruppe, die man regelmäßig konsultiert. Alle Wege sind offen!

Frage an / Direkter Draht zum Boss

Egal ob der Chef ein Mann oder eine Frau ist, ab einer bestimmten Größe von Unternehmen ist es kaum noch möglich, den direkten Draht mit dem Chef zu haben. In der Mitarbeiter-App kann dieser eingeräumt werden, einfach damit es Alternativen gibt, die für alle Mitarbeitenden möglich sind. In welchem Rahmen dies getan wird, bestimmt der Chef bzw. die Chefin selbst.

Lohn- und Gehaltsabrechnungen

Digitale Lohn- und Gehaltsabrechnungen haben viele Vorteile: Sie werden unmittelbar zugestellt, sind für den Mitarbeitenden immer auch später noch abrufbar und kosten weder Porto, Versand oder sonstige administrativen Kosten. Bei Quiply geht dies mit der Funktion Smarte Docs.

Kantinenplan - der Intranetklassiker

Auf die Frage "was gibt es denn heute?" bekommen nun alle eine Antwort, nicht nur diejenigen, die das Intranet nutzen. Das lässt sich für die Kantine auch nutzen, indem bestimmte Angebote beworben werden oder Aktionen gestartet werden können, die auch außerhalb der Kantine für rege Teilnahme sorgen.

Krankmeldung (AU)

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung muss heute immer noch oft im Original vorgelegt werden. Aber Arbeitgeber nehmen den Genesungswunsch Ihrer Mitarbeitenden ernst, wenn sie zur Fristerfüllung auch die Einreichung via Formular über die Mitarbeiter-App akzeptieren. Persönliches vorbeibringen oder per Post kann entfallen. Das verkürzt die Erholungs- und Genesungszeit. Das Original kann bei Zweifeln dann immer noch nachgereicht werden.

Krisenkommunikation

Krisenkommunikation kann heute sehr umfassend sein. Aber sie muss schnell sein. Deswegen ist es gut, wenn man nicht nur gewisse Szenarien vorbereitet hat, sondern auch wenn die interne Krisenkommunikation alle erreichen kann, bevor der Flurfunk anspringt und womöglich böse Gerüchte die Runde machen.

KVP / Ideenmanagement

Innovative neue Konzepte aus den eigenen Reihen? Sammelt neue Ideen indem alle Mitarbeiter in den Prozess des Brainstormings mit eingebunden werden. Durch verschiedene Funktionen, wie zum Beispiel einer Mitarbeiterumfrage, können alle Mitarbeitenden in die Bewertung neuer und innovativer Ideen eingebunden werden.

Learn & Teach - Best Practice

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Lernen & Best Practices in einer Mitarbeiter-App zu integrieren: Verwenden Sie Best Practices für verschiedene Standorte – erstellen Sie einen Best-Practices-Ordner in den Channels und fügen eine Seite für jeden Standort hinzu, um die Möglichkeit für einen Austausch zu schaffen. Besonders spannend, wenn laufend Ideen auch bewertet werden bspw. durch Umfragen und so über Standorte hinweg Wissensmanagement praktisch greifbar wird.

Lokale Nachrichten

Mitarbeiter-Apps können wie Intranets die Sichtbarkeiten von Beiträgen regulieren. So ist es möglich, dass auch Nachrichten für spezielle Zielgruppen eingestellt werden. So bekommen wir die lokalen Nachrichten, die nur den Standort interessieren. Oder aber nur die Nachrichten für eine bestimmte Gruppe von Fähigkeiten (bspw. Mechaniker) die es an verschiedenen Standorten gibt und die hier ein besonderes Interesse pflegen. Lokale Nachrichten sind enorm wirkungsvoll, denn nirgendwo ist das Interesse höher an News.

Materialbestellungen / C-Teile

Es ist soviel einfacher, Materialbestellungen mit dem Smartphone zu machen. Jeder hat es dabei, die Formulare können genau für den typischen Bedarf angepasst werden. Und das Smartphone ist mächtig, eine Kamera ist immer dabei. Wenn man also ein Teil braucht und es als Mitarbeitender nicht beschreiben kann: Einfach ein Foto im Formular machen. Im Büro wird das dringend nötige Produkt für die Filiale dann schnell besorgt.

Merkblätter, Richtlinien und Formulare

Für jeden Prozess ist ein Formular ideal, um die richtigen Daten zu erfassen, weiterzuleiten, zu prüfen und Themen freizugeben. Das Formular liegt im Kern eines jeden Prozesses. Jetzt ist es frei und mobil durch die Mitarbeiter-App! So können die Daten für das ERP erfasst und die Ergebnisse mit den typischen Tools analysiert und bewertet werden. Richtlinien und Merkblätter verteilen Sie genauso.

Mikro-Training mit Quiz

Kleine Trainingseinheiten kann man multimedial per Mitarbeiter-App verbreiten. Dies ist dann mit Lernstandskontrollen einfach zu verknüpfen. Oder Sie erstellen ein Quiz! Der Gamification-Aspekt ist auch nützlich, um das Training lebendiger zu machen.

Anerkennung und Wertschätzung

Nicht geschimpft ist genug gelobt? Nein, natürlich nicht, diese Formel ist von vorgestern. Bewußte Wertschätzung macht heute einen großen Unterschied sowohl in der Motivation als auch der langfristigen Mitarbeiterbindung. Und ganz ehrlich: Ein Lob, dass vor Kollegen ausgesprochen wird, macht doch nochmal etwas mehr stolz.

Mitarbeiterverzeichnis

Es ist eigentlich eine Basisfunktion, die wenig aufregend erscheint, aber Ihr Nutzen ist erheblich: In der Mitarbeiter-App findet so jeder jeden und kann mit anderen über standortübergreifend in Kontakt kommen. Jeder ist enthalten, nicht nur die Personen mit E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, sondern alle, auch diejenigen, die weit draußen für uns den Job machen.

Onboarding für neue Mitarbeitende

Jedes Unternehmen weiß, dass vielleicht jeder Mitarbeitende anders ist, aber doch ganz viele Fragen immer die gleichen sein werden. In einer Bibliothek können für neue Mitarbeitende die allgemeinen Themen wie Unternehmenshandbuch und Regeln abgelegt sein oder aber praktisches Training on the Job, beispielsweise auch mit Videos. So gelingt es neuen Mitarbeitenden noch leichter Fuß zu fassen und etwas nachzuschauen, auch wenn man nicht im Unternehmen vor Ort ist.

Personalmarketing

Um die ganze Bandbreite des Personalmarketings abzubilden, ist die Mitarbeiter-App das Medium, dass durch die Beschäftigten nach außen kommuniziert. So wie beispielsweise unser Kunde Feinkost Kugler, der neue Mitarbeitende akquiriert, indem er gezielt die Mitarbeitenden darauf hinweist, dass es offene Stellen gibt und dies auch prämiert. Die Mitarbeitenden haben die Stellenoptionen so immer parat. Genauso können auch etablierten Kräften immer wieder die Vorteile der Beschäftigung im Unternehmen dargelegt werden.

Pulsumfragen

Statt nur 1x im Jahr vielleicht die große Umfrage zu machen, haben sich Pulsumfragen als wichtiges Instrument etabliert, um die Wirksamkeit von Maßnahmen auch kurzfristiger auf das ganze Team zu bewerten.

Schulungen & Trainings

Mithilfe Ihrer Mitarbeiter-App können wir zunächst alle Mitarbeitenden unkompliziert über aktuelle Schulungen informieren und durch Push-Nachrichten in der App sicherstellen, dass alle Mitarbeiter jederzeit über neue Schulungsangebote auf dem Laufenden gehalten werden. Aber kleinere Trainings begleiten wir mit Materialien in der App oder wir versenden kurze Aufklärungsvideos mit Bestätigungskampagnen.

Schwarzes Brett oder Pinnwand

Was sich dahinter verbirgt, weiß jeder. Was früher über Aushänge am schwarzen Brett funktioniert hat, ist heute längst überholt. Wer nutzt in Zeiten von ebay, WhatsApp und Facebook noch ein schwarzes Brett, um sein Motorrad zu verkaufen, eine Partnerin zum Joggen zu finden, oder die Nachnamensänderung nach der Hochzeit bekannt zu geben? Dementsprechend liest auch niemand mehr Ihre analogen Aushänge am schwarzen Brett Ihres Unternehmens. Doch wie sorgen Sie dafür, dass ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich über die neuesten Tagesmeldungen informieren? Na, am einfachsten der gleichen Pinnwand in digital - in der Mitarbeiter-App. Und weil dort nicht nur die Mitarbeitenden mit höchster Aufmerksamkeit dort die Angebote der Kollegen verfolgen, sollte das Unternehmen dort ebenfalls seine Angebote machen.

Sicherheit: Safety First!

Sicherheit als Unternehmensthema lässt sich via App immer wieder kommunizieren. Zum Auffrischen, als Training oder auch gezielt um zu prüfen, damit es im Ernstfall sitzt. Im Rahmen von QHSE gibt es verschiedenste Szenarien, die so greifen können. Videos, Gamification, in der Mitarbeiter-App lassen sich diese Szenarien realisieren. Und auch wenn es soweit ist: Per Push-Nachricht lässt sich immer noch einer der schnellsten und wirksamsten Warnmechanismen in Gang bringen, solange das Mobilfunknetz noch läuft.

Stellenaushang / Jobs

Jedes HR möchte gute Positionen an vielversprechende interne Kandidaten ausschreiben. Der Stellenaushang gehört dazu, ist teils auch vorgeschrieben. Aber bitte doch nicht auf Papier im Schaukasten vor den Toiletten: Auf der Mitarbeiter-App erfahren wirklich alle Mitarbeitenden von neuen Chancen. Und sie können sich über die App auch bewerben. Und vor allem: über Standorte hinweg. So ergeben sich für das Personalmarketing und die Personalentwicklung neue Chancen. Wir würden sagen: Unbedingt machen!

Storytelling - erzähle Deine Geschichte

In der Kommunikation ist Storytelling in Mode gekommen. Das ist etwas absurd, denn seid Homer weiß doch jeder von uns: Wenn Du etwas mitteilen willst, was Menschen wirklich interessiert, dann packe es in eine gute Geschichte! Und das gleiche gilt auch in der internen Kommunikation, Storytelling ist das A und O für gute Kommunikation - damit erreicht man Menschen!

Sturzprotokolle

Das Sturzprotokoll ist eines von typischen Dokumentationsanforderungen in der Pflege. Sie will präventiv wirken und dokumentieren, was man hätte tun können um einen fatalen Sturz mit langfristigen gesundheitlichen Folgen für den Patienten zu vermeiden. Dank App kann diese Dokumentation dann erfolgen, wenn die Fakten vorliegen und der Casus frisch ist. Dies kann die Qualität des Protokolls erheblich verbessern.

Training Videos

Wenn morgens die Sport-Routine läuft, ist es wie selbstverständlich: Wir schauen einen Clip und befolgen die Übungen. Das gleiche ist in vielen Branchen genauso möglich: Hier der neue handwerkliche Kniff. Da die ideale Bewegung für die Pflege oder so gehen die Hygiene-Regeln praktisch bei uns im Restaurant. So heben wir Standards und Qualität.

Unternehmensnachrichten

Was auch immer im Unternehmen passiert: Schreiben Sie darüber! Denn es wird immer jemanden oder jemandes geben, der es zu spät erfährt. Und das kann teils ungünstig sein. Eine qualitativ anspruchsvolle Dienstleistung oder ein Spitzenprodukt wird dann hergestellt, wenn alle an einem Strang ziehen. Die Basis ist immer: Aktuell Unternehmensnachrichten per Push-Nachricht. Einfach in Echtzeit alle informieren und so gemeinsam mehr erreichen!

Umfragen

Kaum ein Mitarbeiter füllt gerne klassische Mitarbeiterbefragungen aus. So überrascht es nicht, dass die Mehrheit der Personen, die Zugang zum Internet haben, digitale Umfragen bevorzugen.

Mithilfe der eigenen Mitarbeiter-App kann jeder unkompliziert und schnell digitale Umfragen durchführen. Mitarbeiterumfragen können gezielt die Stimmungslage und Zufriedenheit der Mitarbeiter über ausgesuchte Themen und Aspekte liefern. Die Durchführung von Umfragen durch ihre hauseigene digitale Kommunikation kann als Diagnoseinstrument für die Wahrnehmungen der Mitarbeiter dienen und aufzeigen, wo Handlungsbedarf besteht oder sich in Kürze anbahnt. Die Beteiligungsquoten sind mit Mitarbeiter-App besonders hoch im Vergleich zu Umfragen auf Papier, ganz zu schweigen von der zeitlichen Dauer der Befragung.

Urlaubsantrag

Erfassen und bearbeiten Sie Urlaubsanträge schnell und effizient mit mobilen digitalen Antragsformularen. Das vereinfacht die Prozesse und hilft den Mitarbeitenden bei der Urlaubsplanung. Natürlich gibt es eine Rückmeldung und mehrstufige Genehmigungsprozesse, so dass alles auch genehmigt wird (Fachverantwortlicher) und verbucht (Personalabteilung) werden kann.

Wartungsprotokolle

Sagen wir doch mal so: Wenn die neue 5-Achs CNC für 498.000,-€ netto installiert ist, dann wollen wir auch wissen, dass damit gut umgegangen wird. Die CNC-Fräse bekommt eine Wartung und das Protokoll können wir per Formular in der Mitarbeiter-App anfertigen. Wird dann nachher alles per CSV oder XLS bearbeitet und abgelegt, wenn es nötig ist. Fertig!

Wissensmanagement mit Peer-to-Peer Kommunikation

Ok, ist ja im Mittelstand meistens kein Ding. Aber wir sagen es trotzdem: Schaffen Sie einen Kanal, über den Mitarbeiter miteinander kommunizieren und sich gegenseitig helfen können. So können Probleme oder offene Fragen zwischen Kollegen geklärt werden. Per Chat oder per Channel in der Mitarbeiter-App. Klingt logisch, also kann es nicht so falsch sein. Gerne ausprobieren! 😄